Делегирование полномочий или о свободном времени

Как обещал ранее, выкладываю свои мысли про делегирование полномочий или как получить свободное время и не засиживаться на работе до глубокой ночи.

Однажды прочитал рекомендацию кого-то из "великих и успешных" о том,  что руководитель должен 70% своего времени посвящать работе с людьми в части поиска, подбора, роста, мотивации и т.п. 70% - это конечно звучит весьма экстремально, но определенная доля истины в этом выражении безусловно есть.

Ответ на вопрос, что делать, если вам не хватает времени, достаточно многогранен. Он включает и тайм-менеджмент, долгосрочное планирование, оценку рисков и многое другое, но сегодня я предлагаю обсудить вопрос делегирования полномочий. Буду говорить о небольшом бизнесе, так как в крупных предприятиях ситуация немного отличается. Хотя что-то тоже применимо.

Про  делегирование полномочий написано много статей и умных книг,  попробую рассказать видение вопроса исходя из своего жизненного опыта. Не утверждаю, что я мастер в этом деле, скажем так ниже перечислены принципы, которые по возможности стараюсь придерживаться. Насколько удачно судить не мне.  Будут ли эти принципы применимы к вашей конкретной ситуации - смотрите сами. Как обычно приглашаю всех  делиться своими соображениями в комментариях.

Почему именно делегирование? Потому что здесь прямой эффект - либо работу работаете вы сами, либо это делают за вас ваши люди, пока вы занимаетесь  стратегическими задачами. Работа  руководителя  заключается в том, чтобы организовать работу команды. Казалось бы прописная истина, но объяснить сотруднику, какую именно канаву нужно выкопать, как, какой лопатой и в какие сроки, да еще и контролировать его потом, намного сложнее, чем взять лопату самому и быстро сделать дело.

Делегирование полномочий
Главное в этом процессе - не увлечься

Первый шаг, который я обычно делаю на новом месте или развивая новое направление - это поиск хорошего заместителя/руководителя направления. Идеальный бизнес-процесс должен быть выстроен так, чтобы завтра можно было встать и улететь на неделю-две на другой конец земли, а работа продолжилась в том же темпе. А может быть даже быстрее, иногда сотрудникам лучше не мешать.

Под заместителем я имею ввиду не формальную должность, если у вас микробизнес это может быть просто менеджер или помощник, т.е. любое лицо, находящееся у вас в подчинении и которому вы можете делегировать часть ваших задач. Например, когда Александра запускала турбизнес в Астане, я сразу ей сказал - как только ты начнешь иметь доход, который позволит тебе выделить деньги на 1 зарплату, не плати ее себе,  найми человека и плати зарплату ему. В итоге бизнес будет расти значительно быстрее и ты заработаешь больше, чем если  ты поддашься искушению и начнешь складывать зарплату себе в карман. Так и получилось.

Делегирование полномочий - как сделать это правильно

Делегировать  - это значит указать цель, которая должна быть достигнута, дать права и ресурсы, и возложить ответственность за результат.

Как лучше всего делегировать полномочия? Вот некоторые советы, которые помогут начать процесс делегирования:

- Задача должна быть максимально конкретной, чтобы исполнитель не выходил от вас с мыслью - я так и не понял, что мне нужно сделать. Если вы из тех, кто любит растекаться мыслью по древу, ставьте задания письменно (по электронной почте, в "туду"-листах, в совместных расширенных файлах, как угодно). Отвлекусь немного, мой руководитель диплома при первой встрече, перебив наш бурный словесный поток,  сказал - Пишите! То, что не написано на бумаге, не существует. Одна из лучших рекомендаций в моей жизни. Бумага (экран компьютера) отлично прочищает и структурирует мозги. Вы наверное знаете основной мой принцип - если что-то в твоей жизни пошло не так, виноват в этом ты сам. Если ваш подчиненный не понял вашего задания, значит вы не смогли его правильно донести. Будьте готовы к тому, что вас ткнут носом в ваше собственное письмо, где вы ставили задачу. В следующий раз будете ставить точнее. В тяжелых случаях (т.е. если вы особо косноязычный) используйте армейский принцип - дали задание, попросите его повторить и сравните версии вашу и подчиненного.

- Ход исполнения задания нужно контролировать. Если вы на начальном пути - лучше сразу сообщите, как часто вам нужна информация по статусу - каждый час\день\неделю. Позже, когда вы сработаетесь, сотрудники будут сами знать, когда и что нужно сообщать вам, тем более, что процессы в бизнесе чаще всего более-менее типовые. Но, помните, контроль снимает ответственность. Чем больше вы контролируете, тем меньше ответственность у сотрудника за итоговый результат. Здесь нужен баланс, который приходит только с опытом.

- Озвучьте проблемы какого уровня подчиненный должен решить самостоятельно, а какого перекидывать на вас. Например - если финансовый директор заказчика откажется подписывать документы, подключай меня.

- Сроки и качество не настолько  важны, как это принято считать. Да, черт побери, как бы это кощунственно не звучало. Ситуация, когда нужно кровь из носу к 15:00 31 декабря на самом деле очень редки. Если у вас бизнес в стиле постоянно "срочно" и "аврал", то что-то не так с бизнесом. Может быть вы, как руководитель, слишком долго принимаете решения, точнее не принимаете их до того момента, когда дальше не принимать уже нельзя, а потом сотрудникам приходится в дикой спешке заливать пожар вашей нерешительности? Либо, возможно, это проблема некачественного планирования и оценки рисков с вашей стороны? В 90% авралов, на мой взгляд, виноваты эти причины. Если сотрудник проваливает срок, это неприятно, но не смертельно. Важна не ошибка в системе, важно как система реагирует на ошибку. Важно, чтобы сотрудник научился и не наступал на грабли второй раз. Если же сотрудник косячит раз за разом на одном и том же месте - это объективный повод показать ему на дверь. Впрочем ничто не мешает припугнуть дверью и в самый первый раз, все зависит от ситуации.

- На права и ресурсы распространяется закон сохранения энергии. Делегирование полномочий должно сопровождаться передачей необходимых прав и ресурсов. Если задача сложная, то прав и ресурсов должно быть много.Чтобы передать чего-то кому-то, надо это что-то от кого-то забрать. Готовьтесь к тому, что передавать вам придется  ваши права и ресурсы (в т.ч. денежные и административные) и их у вас станет меньше. Расставание для многих болезненное.  Зато в обмен вы получите время. Увы, но к сожалению, часто приходится увидеть примеры случаев, когда недопередал.

- Когда дело движется не так быстро и не так хорошо, как вам бы хотелось (как сделали бы вы сами) у вас две альтернативы - забрать задачу в свои руки и сделать все самому, а это значит что в следующий раз вы поступите также, кроме того вы подорвете мотивацию сотрудника. Либо подсказать, как сделать лучше. Только не нужно строить из себя ангела-спасителя, вы профессионал, все это и так знают, ваша задача не раздуть собственное Эго, а научить людей, чтобы (не забываем) в конечно счете разгрузить себя. Давайте людям возможность самим справиться, решенная задача - отличная мотивация для них. А видеть, как растет молодежь, это, кстати, должно быть хорошей мотивацией только уже для вас.

- В моей практике неоднократно случались ситуации, когда я недооценивал коллег, считал, что задачу не выполнят без моего вмешательства. Однако, при соответствующих условиях люди умеют показывать результат выше ожиданий. Но встречается категория сотрудников, которые не верят в свои собственные силы. Очень тонкий момент и нужно некоторое чутье. Речь идет о ситуациях, когда сотрудник обращается за помощью к вам, в то же время вы уверенно считаете, что решить задачу он в состоянии. В таких случаях  обычно срабатывает следующий посыл - да, я могу решить эту задачу, но я считаю что и ты способен ее выполнить, иди и попробуй еще раз. Если не получится, тогда займусь я. Вариант эмоционального окраса может быть разный. Момент тонкий, потому что вам, с учетом навыков и опыта, любая задача по плечу, а вот сотруднику может просто не хватать, например, информации, которая у вас есть. Умение правильно оценить ситуацию, приходит с опытом. И опять же поднимает мотивацию сотрудника, когда он увидит, что преодолел еще одну непреодолимую преграду.

В итоге ваша роль как руководителя сводится к тому, чтобы найти обученных людей (или научить самому), которые могут эффективно решать задачи вместо вас, наладить процесс делегирования полномочий и наслаждаться свободным временем   ... вляпаться в какой-нибудь новый проект.

Каждый раз, когда вы что-то хотите сделать сами, подумайте, может быть вы можете это дело поручить кому-то. Тогда у вас останется время заниматься развитием и стратегией. Или чем-то еще, что у вас ассоциируется со свободным временем.

Но самая большая сложность не в том, что перечислено выше. Прочитав, возможно многие из вас воскликнут, как главный герой в "Дне сурка" - Так это же я такой! Тут прямо про меня все и написано!  Увы, мы все завышаем  и переоцениваем свои достижения, как в примере с оценкой интенсивности физической нагрузки. Самокритичность не самая сильная сторона человечества. Более-менее объективно оценить ситуацию может человек со стороны, но найти  бизнесмену такого человека, мнение которого было бы еще и авторитетно для него - задача далеко не простая.

Вообще тема очень обширная, начинаешь писать про одно, цепляется другое-третье, что кажется не менее важным. Например, во всей вышеописанной теории есть одно слабое место, особенно актуальное в бизнесе - это доверие. Поучаствовав в том или ином виде в создании, развитии и  закрытии(были несколько случаев)  десятка различных бизнесов, накопились определенные соображения по этому поводу, если тема будет интересной, можно попробовать продолжить.

Поделись с друзьями:
Смотри также разделы: Полезное Тэги: #.
Оцените статью, это важно: УжасноПлохоНормальноХорошоОтлично (15 голосов, среднее: 4,80 из 5)
Загрузка...
Чтобы не пропустить что-нибудь интересное, подпишитесь по электронной почте. Просто введите ваш e-mail и ответьте на письмо-подтверждение:

Нас уже 637 человек. Присоединяйтесь!

Отправить ответ

6 Комментарий на "Делегирование полномочий или о свободном времени"

Уведомить о
avatar
Мурат Астана
Гость
Мурат Астана
Владимир, благодарю за данный материал. Есть над чем подумать.
Аскар
Гость
Аскар
действительно, есть руководители которые из всевозможных вариантов решений проблемы сужают до одного или два варианта решения задачи. а есть «руководители» от которых вариантов еще больше становится.
это наверное уже вопрос мышления и умения быстро решать самому поставленные задачи, и некоторые «руководители» не способны их решать самим.
Тема на самом деле интересная и актуальная))
Владимир
Гость
Владимир
Меня мучает вопросы, теперь мучают ответы)
интересно и своевременно для меня.
Владимир, поделитесь пожалуйста еще опытом поиска и найма людей.
Спасибо
Евгений
Гость
Евгений
Спасибо, Владимир, очень интересно
wpDiscuz