Gmail и Outlook — опыт перехода на сервисы Google

Внимание! Везде по тексту вставлены ссылки на Справку Google в соответствующие разделы.

Gmail и Outlook

Gmail
Gmail

Сейчас я пользуюсь двумя электронными почтовыми ящиками (e-mail) – корпоративным, на нашем собственном сервере, и аккаунтом на Gmail – последний используется для личной переписки, регистрации на различных форумах, т.е. там, где адрес почтового ящика может стать потенциальной  добычей спамеров.

Почему именно Gmail? Как уже неоднократно отмечал, я имею определенную слабость к компании Google и всем ее продуктам. Тем более, время постепенно подтверждает правильность моего выбора.

Почту на Gmail я читаю с помощью обычного Интернет-броузера, а свою корпоративную почту -  уже много лет на Microsoft Outlook (не путать с Outlook Express).

Почему Outlook?

Outlook выбран в первую очередь благодаря таким дополнительным функциям, как контакты, коих в базе хранится несколько сотен, если не тысяч, задачи, возможность организовывать рассылку общих собраний и встреч. Отличный механизм синхронизации Outlook с сотовыми телефонами благодаря Active Sync позволяет забыть о проблеме расхождения данных. Кроме того, покупая пакет MS Office, Outlook вы получаете автоматически.

Итак,  корпоративная почта – Outlook, Личная – Gmail.

Почему же тогда возник вопрос перехода? Рассмотрим недостатки Outlook.

Недостатки Outlook

Наши недостатки – продолжение наших достоинств. Главный минус Outlook - если у вас нет ноутбука (или компьютера) на котором хранится почта – значит у вас нет доступа к архиву писем.  Если вы настроили другой компьютер на работу с вашим ящиком  и отправили письма с него – то у вас нет единого архива корреспонденции. Кроме того, за Outlook Microsoft требует денег и денег относительно немалых.

Несколько лет назад, находясь за границей, я воспользовался возможностью Gmail читать почту с других серверов и  всю корпоративную почту получал с его помощью. Именно тогда у меня в первый раз проскочила мысль – а почему бы не перейти на gmail полностью? И недавно, в очередной раз переставляя лицензионную систему, я таки решился на этот шаг.

Достоинства Gmail

-          Почту можно читать с любого компьютера подключенного в сеть Интернет. И безусловно не только новые сообщения, но и иметь доступ ко всему почтовому архиву. Все эти функции доступны и с сотового телефона;

-          А если нет Интернета? В отличии от других служб, Gmail поддерживает гибко настраиваемый off-line режим – вся почта может быть сохранена на локальном компьютере. При этом вырисовывается еще одно преимущество перед  Outlook – почта может быть сохранена на любом количестве компьютеров. И при каждом подключении к сети она будет полностью синхронизироваться. Таким образом, вы всегда имеете доступ к архиву, даже находясь вне связи;

-          Очень удобная система организации писем, связанных одной темой;

-          Размер почтового ящика - более 7 ггбайт. Если файл Outlook.pst, где хранится электронная почта,  разрастается больше гигабайта, Outlook, с моей точки зрения, начинает слегка притормаживать. Поэтому, старую переписку приходится регулярно подчищать, удаляя особо выдающиеся по размеру письма. Конечно, если у вас производительный десктоп это может быть и не проблема, однако я предпочитаю маленькие, легкие ноутбуки (около 1 кг) для которых производительность есть обратная сторона автономности.  Порой это важно, например сейчас, когда я сижу в аэропорту, а рейс отложили в очередной раз на 6 часов.  В gmail такой проблемы не стоит. 7 Гбайт для почты и гарантированная производительность позволяют забыть о проблеме больших почтовых сообщений. Кроме того, если вы пересылаете полученное большое почтовое сообщение, то вам не приходится «закачивать»  письмо на свой компьютер. Сервер Gmail перенаправит его не загружая ваш канал доступа в Интернет и не съедая трафик.

-          Календарь – есть такой сервис в Google и он также работает в off-line режиме. Одним из приятных особенностей календаря является возможность отправки СМС-уведомлений по событиям на ваш сотовый телефон. Как ни странно, среди списков стран нет Казахстана. Пришлось выбрать Россию. Проверочный код пришел с задержкой на полчаса, однако СМС-уведомления приходят точно в указанный срок. По крайней мере с Билайном (+7-777) проблем нет.

Настраиваем уведомления на мобильный телефон

-          Ряд других сервисных мелочей, которые пусть и не кардинально, но облегчают жизнь и делают работу приятнее.

-          И этот сервис совершенно бесплатен, что немаловажно в свете развернувшейся борьбы правоохранительных органов Казахстана за лицензионность программного обеспечения.

Переходим с Outlook на Gmail

Первой и основной задачей является перенос контактов.  Несмотря на некоторые ограничения, указанные в справке по «Google Контакты»  (весь текст должен быть только на английском языке), экспорт из Outlook в gmail прошел без проблем в полном объеме. Для этого в Outlook воспользуйтесь функцией Импорт и выберите в ней опцию Экспорт, вот так хитро придумал Майкрософт. Экспорт нужно выполнить в файл в формате CSV, но вопреки инструкциям google контакты из Outlook нужно сохранять в в кодировке Windows, а не DOS.

Контакты синхронизируются в полном объеме, включая поля «примечания». Google предупреждает, что со слишком большими примечаниями (большее 32 Кб) могут быть проблемы - не проверял, у меня таковых нет. К сожалению, не переносятся фотографии контактов, но т.к. их у меня было немного, мне не составило труда сделать это вручную.

Синхронизация с мобильным телефоном на платформе Windows Mobile

Пожалуй сложный момент возникает с Контактами. Outlook отлично синхронизируется с мобильным телефоном, заодно выполняя роль резервного хранилища. У Контактов Google есть определенный недостаток –  отсутствие off-line версии. Т.е. доступ к своим контактам вы получаете только подключившись в Интернет. Однако есть два нюанса, сглаживающие эту проблему  – все  адреса электронной почты из контактов хранятся в off-line версии gmail, а возможность синхронизации Контактов Google с контактами сотового телефона делает их доступными и без интернета.

Решая вопрос синхронизации контактов ребята из Google поступили мудро. Чтобы не изобретать велосипед, они лицензировали у корпорации Microsoft патентованную технологию Microsoft ActiveSync, которая позволяет синхронизировать данные с корпоративными решениями, вроде Exchange. Microsoft ActiveSync по умолчанию есть во всех мобильниках с Windows Mobile, а сервис google sync "прикидывается " сервером Microsoft Exchange. Таким образом, настроив ActiveSync на свой аккаунт в Gmail, вы без проблем начнете синхронизировать контакты и календарь. Работает замечательно. Синхронизация выполняется как по GPRS каналу, так и по Wi-Fi.

Экспорт старых писем из Outlook- проблема

Единственным нерешенным вопросом у меня пока остался экспорт старых писем из Outlook. Конечно, со временем эта проблема отпадет сама собой, но пока приходится держать Outlook открытым, обращаясь к старой переписке. В сети есть продукт, разработанный много лет назад  - Google GMail Loader (GML), однако либо я не дал ему ума, либо Gmail предпринял какие-то шаги, но загрузить почту с его помощью мне не удалось.

Промежуточный итог

Итак, подведу первый промежуточный итог – функциональность сохранена полностью. Я имею доступ к почте, контактам, календарю, как при наличии Интернета, так и при его отсутствии. Правда к контактам  в случае отсутствия Интернета – только на сотовом телефоне. Если вам нужны off-line контакты google – можно приобрести недорогие сторонние утилиты, они решают и эту проблему. Мне пока не понадобилось.

В чем я сейчас вижу плюсы лично для себя – возможность работы со всей своей почты с любого компьютера и при этом сохраняется возможность работы без Интернета.  Например, сегодня я начал отвечать на письмо на сотовом телефоне, продожил на ноутбуке, а закончил на домашнем компьютере. Недельная командировка подтвердила удобство работы.

Переход на сервисы google несет в себе и еще один положительный момент, подготавливая почву к избавлению от десктопов и ноутбуков и переходу на планшетные компьютеры. В недалекой перспективе, когда появятся разумные функциональные альтернативы iPad , сервисы Google позволят мне легко и почти безболезнено отказаться от ноутбука и перейти на планшетный компьютер с докстанцией. А заодно и сэкономить на лицензионном программном обеспечении.

Ну а там глядишь недалеко и до последнего шага – когда компьютер просто вживят в мозг и тогда воообще ничего не нужно будет носить с собой 🙂

Особенности Gmail

Если вы не пользовались ранее почтой Gmail, кое-какие моменты вначале могут показаться вам неудобными или даже неправильными, но это просто вопрос привычки. В gmail иная идеология работы с почтой и в итоге она мне нравится больше. Во первых - все письма с одной темой группируются в цепочку - как полученные, так и отправленные. Когда вам приходит письмо с той же темой, вся цепочка "всплывает" и весь процесс общения у вас перед глазами - это очень удобно.  Во-вторых - в gmail нет папок, по которым раскидывается почта. Вся почта организована с помощью ярлыков, которые можно с помощью отдельного гаджета сделать иерархическими. Есть такое понятие - как архив сообщений. Все прочитанные и отработанные письма вы можете "архивировать", тогда они исчезают из папки Входящие. Это будет удобно тем, кто привык папку  "входящие" держать чистой.

В третьих - есть масса различных гугловских фишечек/гаджетов, очень приятных в работе, описывать их не буду, проще вам самим попробовать. И список этих "фишек" увеличивается с помощью независимых разработчиков.

Из недостатков - неудобно отправлять почту из других приложений, которые интегрированы с Outlook (Word, Exel, 1C-Архив, «правая кнопка» проводника). Но тут уж ничего не поделаешь. Впрочем, возможность воспользоваться функцией drag-and-drop -  взять файл и «бросить» в почту остается.

Перетаскиваем мышью файл прямо в Gmail
Перетаскиваем мышью файл прямо в Gmail

Еще одним недостатком является отсутствие строгого регламента по чтению gmail-ом вашего корпоративного ящика. Если Outlook можно настроить на проверку почты к примеру каждые 10 минут, то Gmail проверяет почту по своему алгоритму. В крайнем случае (вы ждете срочную почту) gmail можно "пнуть", чтобы он проверил ваш почтовый ящик.

Принудительная проверка почты
Принудительная проверка почты

Для корпоративных клиентов

Если у вас есть корпоративная почта  - вы можете воспользоваться сервисами Google Apps для корпоративных клиентов. В этом случае у вас останется ваше доменное имя и названия почтовых ящиков, например типа  vvv@vsobolev.com, но за весь сервис будет отвечать не ваш локальный интернет-провайдер, а компания мирового уровня. Кроме того, если вы подпишитесь на платный пакет ($50 в год за один почтовый ящик), то вам будут доступны другие дополнительные сервисы. Например вы сможете использовать Outlook в качестве клиента для Gmail-почты, причем вся почта будет доступна как через веб-броузер, так и через почтового клиента. Это стало возможным,  потому что Outlook видимо считает Gmail "родным" Exchange-сервером. Для корпоративных клиентов gmail сделал механизмзакачки старых сообщений, которого мне так не хватает.

Вот только жаль, что за услуги Гуугла нельзя оплатить официально. Налоговую счет фактуру точно не дождешься.

Итог

Этот эксперимент длится уже 3-ю неделю и пока я доволен результатом.

Подписаться на новости сайта:

Мой канал в Telegram - самый быстрый способ доступа к новостям!

Ваша оценка? УжасноПлохоНормальноХорошоОтлично (5 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Поделиться ссылкой: