Как провести ревизию? Как выявить недостачу на складах? Как избежать воровства? Массу подобных вопросов приходится решать бизнесмену, если он занимается торговлей.
И чем больше ассортимент товаров, чем меньше их размер, и чем выше цена – тем острее стоит проблема учета.
Согласитесь, когда «исчезает» рубашка за 5 баксов – это одно, небольшие перчатки за 50 долларов – это уже другое, а микропроцессор за 300 у.е. – это уже совсем третье.
Причин пропаж товара много – ошибки на стадии ввода, пересортица при реализации или списании, воровство покупателей и сотрудников.
Конечно, в ходе торговой эволюции было придумано масса способов решения этой проблемы. Компьютерный учет, антикражные системы и т.д. и т.п. Тем не менее, в конце концов наступает день, когда несмотря или вопреки всему приходится набраться мужества и начать ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ.
Как можно провести инвентаризацию? Есть масса способов и все вы их скорее всего знаете, одни подходят для крупных бизнесов, другие для мелких. Давайте рассмотри некоторые, популярные в розничной торговле.
К нам едет ревизор.
— Есть небольшой бизнес и вы, засучив рукава, самостоятельно ревизируете свой магазинчик – пожалуй самый простой эффективный способ для собственника. Вот только работает, пока обороты совсем небольшие и магазинчик маленький. А за прилавком любимая теща.
— Объемы выросли, у вас масса дел и вы поручаете эту работу своим продавцам. Результат заранее предсказуем и вряд ли он устроит собственника. Хотя быстро и без дополнительных затрат.
— Добавляем в компанию к сотрудникам более ответственного человека – кладовщика или бухгалтера. Эффективность растет, однако нужно помнить, что бухгалтер — тоже человек и тоже наемный. Кроме того, живет в одном городе и работает в одном коллективе с теми, кого ревизирует. Первое означает, что бухгалтеру не очень то хочется ссориться с коллегами, а последнее – что у бухгалтера по работе тоже могут быть «косяки», которые ему ненавязчиво могут припомнить во время ревизии. Принцип «ты мне, я тебе» никто не отменял. Эффективность данного метода выше, затрат больше, но гарантий все равно нет.
— Приглашаем ревизора со стороны. Наконец-то казалось бы идеальное решение. Человек совершенно не заинтересован скрыть от вас реальное состояние дел. Но! Во первых нужно найти профессионала, разбирающегося в вашей специфики, иначе грамотные сотрудники легко обведут вокруг пальца любого проверяющего, затуманив мозги мутными терминами ….
Служил на флоте морячок и как-то раз пошел в увольнение, а гюйс (синий воротник) не надел. Остановил его «сухопутный» патруль и спрашивают — где воротник? И сразу пишут ему в увольнительном замечание, однако как правильно по морскому воротник называется — не знают. Уточняют у морячка — как у вас воротник называется? А тот и отвечает — кнехт (кнехт — это здоровая тяжеленная чугунная тумба на корабле для крепления тросов). Так ему и написали на радость всему экипажу — ходил без кнехта…
Во вторых, как ни парадоксально, за проверяющим тоже надо приглядывать, как бы не спер чего лишнего. Дотошная проверка «чужим» проверяющим количественного и качественного состава продукции в каком-нибудь алкогольном магазинчике может превратиться еще в ту историю :). Кроме того, при больших объемах, ревизия с посторонним специалистом будет происходить значительно дольше. И безусловно дороже.
Но целью данной статья не стоит перечисление всех возможных способов проведения инвентаризации. У каждого бизнесмена свои нюансы и секреты. Вот об одном из них, который придумал мой друг Стас, устав от пятилетних мучений в своих магазинах спортивных товаров, я и хочу рассказать. Метод до гениального (или гениально?) прост. И наглядно демонстрирует подходы ТРИЗа – теории решения изобретательских задач.
Метод Джерихова
Как совместить несовместимое? Давайте подумаем, каким бы был идеальный вариант инвентаризации и попытаемся к нему максимально приблизится. Наверное «в идеале» инвентаризация должна проводится силами самих продавцов, а по ее итогам они на «блюдечке с голубой каемочкой» должны выдать честные результаты. Никаких дополнительных затрат и максимально быстро.
— Ну так это же невозможно, см выше пункт первый! – воскликнете вы.
Одним из способов решения задач по ТРИЗу является поиск решение как бы «наоборот». Не владея ТРИЗом, Стас тем не менее интуитивно воспользовался данной методикой и получил великолепный результат.
И пусть приведенный ниже способ подойдет далеко не ко всем случаям, однако добавив «метод Джерихова» в свой инструментарий, вы сможете более эффективно решать инвентаризационные задачи.
Не исключено, что кто-то где-то уже поступает точно так-же, мы не претендуем на первооткрывательство. Однако пока я не сталкивался с аналогичными решениями.
Суть метода:
В день инвентаризации вы выводите всех сотрудников из магазина и заходите внутрь с большой картонной коробкой. И начинаете методично складывать в нее все, что попадется под руку – и дорогое и дешевое, и мелкое и крупное, по одному экземпляру и по несколько. Затем закрываете коробку, приглашаете сотрудников, опечатываете на их глазах этот «черный ящик» и даете старт инвентаризации.
Думаю технология вам понятна – в идеальном случае, по итогам инвентаризации сотрудники должны выявить недостачу, полностью совпадающую с перечнем товаров в коробке, который им не известен. Предположим сотрудник отчитался, что на складе и в зале 100 штук товара. Вы смотрите остатки по учету — числится 100 штук. Казалось бы отлично. Но в черной коробке обнаруживается еще две единицы — значит сотрудник попытался скрыть недостачу в 2 штуки. Результаты учета и инвентаризации не совпали и уже вам принимать решение, что делать дальше. Проводить повторно, наказывать невиновных, поощрять непричастных и т.п.
Конечно, еще раз повторюсь, не во всех случаях эта методика может сработать и она также не лишена недостатков. Тем не менее метод весьма простой и элегантный и гарантированно имеет право на жизнь для малого бизнеса.
И по моему скромному настоянию мы решили назвать его по фамилии создателя – метод Джерихова. Пользуйтесь!
ухты!
Не вижу целесообразности в таком методе — чего добиваемся-то? Потратили время на инвентаризацию, а толку никакого — виновного не нашли, итоги не подвели. Подотчетное лицо может сказать — ну ошибся я, ну просчитался. А ведь инвентаризация подразумевает подписание акта, сличительных ведомостей. У Стаса не такие уж большие объемы, чтобы выдумывать такие способы. Я работаю на одном из самых крупнейших в РК предприятий пищевой промышленности и у меня на складе готовой продукции ежемесячно проводится плановой снятие остатков силами 6 человек. Правда от месяца к месяцу состав комиссии разный. А в магазинах проверить можно еще быстрее. Неужели нет например друзей которым можно доверять, которые будут наблюдать за инвентаризацией? Можно за один день пересчитать остатки товара раза три. В конце концов можно делать внезапные проверки по определенному виду товара или по другим признакам. Зачем изобретать велосипед в этом деле — все давно придумано. 🙂
пардон — …плановое снятие…
Это что же батенька получается? Вы свой товар у себя крадете(прячете),потом за свои деньги нанимаете людей и проверяете найдут или нет .Интересный метод. Я думаю, помочь вам могут совсем другие специалисты!
Круто..! Я так понял. Это метод человека который держит, скажем низкооплачиваемый воровитый или безответственный персонал, и хочет при этом что бы его не обували. Нанимать высокооплачиваемого аудитора тоже жалко. Гениально..! И за эти деньги он собирается им ещё и мозги, …. пардон как же это называется.? Колупать по моему.
Возможно я не смог донести, либо, друзья, у вас слишком …ммм неправильный настрой :-). Попробуйте пойти не методом отрицания и поиска недостатков, а как раз наоборот. Никто ж не говорит, что все, с сегодняшнего дня отменяем старые способы. А вот использовать рациональное зерно я считаю возможным и полезным.
Для начала Маn-у — персонал у Стаса более чем высокооплачиваемый по Усть-Каменогорским (да и не только У-Кашным) меркам, на должность товароведа был конкурс на втором(!) этапе — около 100 человек. За те деньги, которые он им платит в другой конторе бы мозги не колупали, а выносили бы по максимуму. Персонал работает годами и если уходит, то в основном только в декрет 🙂 А учитывая экономические показатели бизнеса — грех не поучиться. И за один день все остатки у него никак не пересчитать. Добавим еще и ассортимент в несколько тысяч позиций.
Это для понимания ситуации в целом.
Кстати воровитым чаще всего оказывается не персонал, а покупатель. В моей практике в случае пропажи у нас в магазинах продавцы несли солидарную ответственность.
Г-ну Смиту. После того, как вы пакуете товар в коробку — инвентаризацию делают свои же люди, никого нанимать не надо, это было бы уже странно.
Юрий — если бы Стас пригласил меня наблюдать за его ревизией … Ну с бутылкой виски, еще куда ни шло. Один раз. Хотя в результатах ревизии я бы не был уверен 🙂
Из моей жизненной практики у одного клиента на крупном предприятии — прислана «матерая» ревизорша, которой дана команда — нарыть. Вот тогда мы насмотрелись чудес, как на Cisco1200 переклеивали шильдик 3600, сделанный в местной рекламной компании (стоимость ОС увеличилась на 0 справа, в долларах), датчики за 10 баксов выдавали за 150 и т.п. и т.д. В общем если темы не знаешь, тяжело ревизировать, какой бы ты умный не был.
Но я еще раз призываю вас обратить внимание не на минусы, а на плюсы — и они есть.
Например есть такое понятие, как «замылился глаз» и сотрудник проводя ревизию может вести ее уже «по памяти» -«я помню, что у меня в нижнем шкафу 13 коробок». Когда он знает, что коробок может быть не 13 — он вынужден будет пересчитывать весь ревизируемый товар.
Самостоятельно создав «искусственную недостачу» вы вынуждаете персонал более ответственно подойти к процессу инвентаризации.
хороший способ!
супер, кто не понял — тому это не надо
это точно 🙂
Не очень поняла, если ассортимент многотысячный, откуда персонал может знать наизусть, какие должны быть остатки, чтобы подгонять результаты инвентаризации?
Остатки распечатываются реальные с учетной программы. Поэтому персонал знает остатки, но не знает, что было скрыто.
А зачем персоналу во время ревизии предоставлять остатки?
По большому счету наверное не важно, предоставлены остатки или нет. Персонал же не знает, сколько будет по факту. Конечно, метод работает для малого бизнеса с небольшими объемами. Если речь идет о тысячах наименований и сотнях квадратных метров — вопрос открыт. Почему бы и нет.
Тут все зависит от тех задач, которые вы перед собой ставите. Если у вас несколько складов, постоянно мигрирующий из отдела в отдел персонал, большое количество наименований, ежедневные большие поступления и списания, то без предоставления остатков по базе сложно проводить подсчет, просто организационно и физически.
Кстати, за время, прошедшее с публикации данного материала, сменилось три товароведа (декреты, блин). Так вот один, потенциально не имеющий возможность забеременеть, но все-таки, как оказалось, вечно беременный, умудрился провороваться. Причем, документально все правильно оформил. Попался на том, что город маленький, и на внимательности другой коллеги. Так и вылетел с клеймом «ВОР» и отпечатком ботинка на жопе.
По идее — считается все подряд — «от угла до угла», опечатываются склады, чтобы не было перетоков ТМЗ. Инвентаризационные ведомости распечатываются чистыми, заполняются в ходе инвентаризации, а затем сверяются с учетными данными. Как-то так…
Ну да, правильно. Тоже считаю, что ни к чему персоналу, производящему инвентаризацию, знать и видеть остатки. Считают две группы одну и ту же территорию, потом они садятся, сверяют, если что-то не идёт — идут с контролёрами (назначаются перед ревизией) пересчитывают. После всё заносится в электронную базу и сверяется с учётными данными.
Интересная методика! люблю креативный подход! можно ити вопреки! можно продкинуить пару лишних и зная остатки с 1с запустить перещет! понятное дело закрыв там щитоводов! и так узнать кто из них врет! но каждому дать щитать отдельную отрсоль в которой что-то будет не так ! но реально к каждому бизнесу нужен свой подход! думаю интересней дискусия будет если определимся что считаем!
Сильно сказано! )))
Способ афигенный!!!
сами пробовали, работает отлично. уволили два раза весь штат продавцов. набрали третий штат и решили сторонней организацией проверять, делать сверку по остаткам. излишки быстро находятся, недостачи медленнее, но все равно пересорта стало меньше, краж от продавцов тоже. Да и сотрудники друг на друга не валят, объединяются в команду против независимой компании. Как на футбольном поле сражения за каждую недостачу идут бои. Наблюдать одно удовольствие)))
ps если интересно то обращались то ли в оррла, то ли ивентор. сайт такой серый с оранжевой головой орла.
Гениальный метод! Буду использовать на практике