Gmail и Outlook — опыт перехода на сервисы Google

Внимание! Везде по тексту вставлены ссылки на Справку Google в соответствующие разделы.

Gmail и Outlook

Gmail
Gmail

Сейчас я пользуюсь двумя электронными почтовыми ящиками (e-mail) – корпоративным, на нашем собственном сервере, и аккаунтом на Gmail – последний используется для личной переписки, регистрации на различных форумах, т.е. там, где адрес почтового ящика может стать потенциальной  добычей спамеров.

Почему именно Gmail? Как уже неоднократно отмечал, я имею определенную слабость к компании Google и всем ее продуктам. Тем более, время постепенно подтверждает правильность моего выбора.

Почту на Gmail я читаю с помощью обычного Интернет-броузера, а свою корпоративную почту -  уже много лет на Microsoft Outlook (не путать с Outlook Express).

Почему Outlook?

Outlook выбран в первую очередь благодаря таким дополнительным функциям, как контакты, коих в базе хранится несколько сотен, если не тысяч, задачи, возможность организовывать рассылку общих собраний и встреч. Отличный механизм синхронизации Outlook с сотовыми телефонами благодаря Active Sync позволяет забыть о проблеме расхождения данных. Кроме того, покупая пакет MS Office, Outlook вы получаете автоматически.

Итак,  корпоративная почта – Outlook, Личная – Gmail.

Почему же тогда возник вопрос перехода? Рассмотрим недостатки Outlook.

Недостатки Outlook

Наши недостатки – продолжение наших достоинств. Главный минус Outlook - если у вас нет ноутбука (или компьютера) на котором хранится почта – значит у вас нет доступа к архиву писем.  Если вы настроили другой компьютер на работу с вашим ящиком  и отправили письма с него – то у вас нет единого архива корреспонденции. Кроме того, за Outlook Microsoft требует денег и денег относительно немалых.

Несколько лет назад, находясь за границей, я воспользовался возможностью Gmail читать почту с других серверов и  всю корпоративную почту получал с его помощью. Именно тогда у меня в первый раз проскочила мысль – а почему бы не перейти на gmail полностью? И недавно, в очередной раз переставляя лицензионную систему, я таки решился на этот шаг.

Достоинства Gmail

-          Почту можно читать с любого компьютера подключенного в сеть Интернет. И безусловно не только новые сообщения, но и иметь доступ ко всему почтовому архиву. Все эти функции доступны и с сотового телефона;

-          А если нет Интернета? В отличии от других служб, Gmail поддерживает гибко настраиваемый off-line режим – вся почта может быть сохранена на локальном компьютере. При этом вырисовывается еще одно преимущество перед  Outlook – почта может быть сохранена на любом количестве компьютеров. И при каждом подключении к сети она будет полностью синхронизироваться. Таким образом, вы всегда имеете доступ к архиву, даже находясь вне связи;

-          Очень удобная система организации писем, связанных одной темой;

-          Размер почтового ящика - более 7 ггбайт. Если файл Outlook.pst, где хранится электронная почта,  разрастается больше гигабайта, Outlook, с моей точки зрения, начинает слегка притормаживать. Поэтому, старую переписку приходится регулярно подчищать, удаляя особо выдающиеся по размеру письма. Конечно, если у вас производительный десктоп это может быть и не проблема, однако я предпочитаю маленькие, легкие ноутбуки (около 1 кг) для которых производительность есть обратная сторона автономности.  Порой это важно, например сейчас, когда я сижу в аэропорту, а рейс отложили в очередной раз на 6 часов.  В gmail такой проблемы не стоит. 7 Гбайт для почты и гарантированная производительность позволяют забыть о проблеме больших почтовых сообщений. Кроме того, если вы пересылаете полученное большое почтовое сообщение, то вам не приходится «закачивать»  письмо на свой компьютер. Сервер Gmail перенаправит его не загружая ваш канал доступа в Интернет и не съедая трафик.

-          Календарь – есть такой сервис в Google и он также работает в off-line режиме. Одним из приятных особенностей календаря является возможность отправки СМС-уведомлений по событиям на ваш сотовый телефон. Как ни странно, среди списков стран нет Казахстана. Пришлось выбрать Россию. Проверочный код пришел с задержкой на полчаса, однако СМС-уведомления приходят точно в указанный срок. По крайней мере с Билайном (+7-777) проблем нет.

Настраиваем уведомления на мобильный телефон

-          Ряд других сервисных мелочей, которые пусть и не кардинально, но облегчают жизнь и делают работу приятнее.

-          И этот сервис совершенно бесплатен, что немаловажно в свете развернувшейся борьбы правоохранительных органов Казахстана за лицензионность программного обеспечения.

Переходим с Outlook на Gmail

Первой и основной задачей является перенос контактов.  Несмотря на некоторые ограничения, указанные в справке по «Google Контакты»  (весь текст должен быть только на английском языке), экспорт из Outlook в gmail прошел без проблем в полном объеме. Для этого в Outlook воспользуйтесь функцией Импорт и выберите в ней опцию Экспорт, вот так хитро придумал Майкрософт. Экспорт нужно выполнить в файл в формате CSV, но вопреки инструкциям google контакты из Outlook нужно сохранять в в кодировке Windows, а не DOS.

Контакты синхронизируются в полном объеме, включая поля «примечания». Google предупреждает, что со слишком большими примечаниями (большее 32 Кб) могут быть проблемы - не проверял, у меня таковых нет. К сожалению, не переносятся фотографии контактов, но т.к. их у меня было немного, мне не составило труда сделать это вручную.

Синхронизация с мобильным телефоном на платформе Windows Mobile

Пожалуй сложный момент возникает с Контактами. Outlook отлично синхронизируется с мобильным телефоном, заодно выполняя роль резервного хранилища. У Контактов Google есть определенный недостаток –  отсутствие off-line версии. Т.е. доступ к своим контактам вы получаете только подключившись в Интернет. Однако есть два нюанса, сглаживающие эту проблему  – все  адреса электронной почты из контактов хранятся в off-line версии gmail, а возможность синхронизации Контактов Google с контактами сотового телефона делает их доступными и без интернета.

Решая вопрос синхронизации контактов ребята из Google поступили мудро. Чтобы не изобретать велосипед, они лицензировали у корпорации Microsoft патентованную технологию Microsoft ActiveSync, которая позволяет синхронизировать данные с корпоративными решениями, вроде Exchange. Microsoft ActiveSync по умолчанию есть во всех мобильниках с Windows Mobile, а сервис google sync "прикидывается " сервером Microsoft Exchange. Таким образом, настроив ActiveSync на свой аккаунт в Gmail, вы без проблем начнете синхронизировать контакты и календарь. Работает замечательно. Синхронизация выполняется как по GPRS каналу, так и по Wi-Fi.

Экспорт старых писем из Outlook- проблема

Единственным нерешенным вопросом у меня пока остался экспорт старых писем из Outlook. Конечно, со временем эта проблема отпадет сама собой, но пока приходится держать Outlook открытым, обращаясь к старой переписке. В сети есть продукт, разработанный много лет назад  - Google GMail Loader (GML), однако либо я не дал ему ума, либо Gmail предпринял какие-то шаги, но загрузить почту с его помощью мне не удалось.

Промежуточный итог

Итак, подведу первый промежуточный итог – функциональность сохранена полностью. Я имею доступ к почте, контактам, календарю, как при наличии Интернета, так и при его отсутствии. Правда к контактам  в случае отсутствия Интернета – только на сотовом телефоне. Если вам нужны off-line контакты google – можно приобрести недорогие сторонние утилиты, они решают и эту проблему. Мне пока не понадобилось.

В чем я сейчас вижу плюсы лично для себя – возможность работы со всей своей почты с любого компьютера и при этом сохраняется возможность работы без Интернета.  Например, сегодня я начал отвечать на письмо на сотовом телефоне, продожил на ноутбуке, а закончил на домашнем компьютере. Недельная командировка подтвердила удобство работы.

Переход на сервисы google несет в себе и еще один положительный момент, подготавливая почву к избавлению от десктопов и ноутбуков и переходу на планшетные компьютеры. В недалекой перспективе, когда появятся разумные функциональные альтернативы iPad , сервисы Google позволят мне легко и почти безболезнено отказаться от ноутбука и перейти на планшетный компьютер с докстанцией. А заодно и сэкономить на лицензионном программном обеспечении.

Ну а там глядишь недалеко и до последнего шага – когда компьютер просто вживят в мозг и тогда воообще ничего не нужно будет носить с собой 🙂

Особенности Gmail

Если вы не пользовались ранее почтой Gmail, кое-какие моменты вначале могут показаться вам неудобными или даже неправильными, но это просто вопрос привычки. В gmail иная идеология работы с почтой и в итоге она мне нравится больше. Во первых - все письма с одной темой группируются в цепочку - как полученные, так и отправленные. Когда вам приходит письмо с той же темой, вся цепочка "всплывает" и весь процесс общения у вас перед глазами - это очень удобно.  Во-вторых - в gmail нет папок, по которым раскидывается почта. Вся почта организована с помощью ярлыков, которые можно с помощью отдельного гаджета сделать иерархическими. Есть такое понятие - как архив сообщений. Все прочитанные и отработанные письма вы можете "архивировать", тогда они исчезают из папки Входящие. Это будет удобно тем, кто привык папку  "входящие" держать чистой.

В третьих - есть масса различных гугловских фишечек/гаджетов, очень приятных в работе, описывать их не буду, проще вам самим попробовать. И список этих "фишек" увеличивается с помощью независимых разработчиков.

Из недостатков - неудобно отправлять почту из других приложений, которые интегрированы с Outlook (Word, Exel, 1C-Архив, «правая кнопка» проводника). Но тут уж ничего не поделаешь. Впрочем, возможность воспользоваться функцией drag-and-drop -  взять файл и «бросить» в почту остается.

Перетаскиваем мышью файл прямо в Gmail
Перетаскиваем мышью файл прямо в Gmail

Еще одним недостатком является отсутствие строгого регламента по чтению gmail-ом вашего корпоративного ящика. Если Outlook можно настроить на проверку почты к примеру каждые 10 минут, то Gmail проверяет почту по своему алгоритму. В крайнем случае (вы ждете срочную почту) gmail можно "пнуть", чтобы он проверил ваш почтовый ящик.

Принудительная проверка почты
Принудительная проверка почты

Для корпоративных клиентов

Если у вас есть корпоративная почта  - вы можете воспользоваться сервисами Google Apps для корпоративных клиентов. В этом случае у вас останется ваше доменное имя и названия почтовых ящиков, например типа  vvv@vsobolev.com, но за весь сервис будет отвечать не ваш локальный интернет-провайдер, а компания мирового уровня. Кроме того, если вы подпишитесь на платный пакет ($50 в год за один почтовый ящик), то вам будут доступны другие дополнительные сервисы. Например вы сможете использовать Outlook в качестве клиента для Gmail-почты, причем вся почта будет доступна как через веб-броузер, так и через почтового клиента. Это стало возможным,  потому что Outlook видимо считает Gmail "родным" Exchange-сервером. Для корпоративных клиентов gmail сделал механизмзакачки старых сообщений, которого мне так не хватает.

Вот только жаль, что за услуги Гуугла нельзя оплатить официально. Налоговую счет фактуру точно не дождешься.

Итог

Этот эксперимент длится уже 3-ю неделю и пока я доволен результатом.

Понравилось? Поддержите проект, поделитесь ссылкой с друзьями в соцсетях:
Смотри также разделы: Технологии Тэги: #.
Оцените статью, это важно: УжасноПлохоНормальноХорошоОтлично (5 голосов, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Чтобы не пропустить что-нибудь интересное, подпишитесь по электронной почте. Просто введите ваш e-mail и ответьте на письмо-подтверждение:

Нас уже 744 человек. Присоединяйтесь!

Отправить ответ

26 Комментарий на "Gmail и Outlook — опыт перехода на сервисы Google"

Уведомить о
avatar
Артём
Гость
Артём

Нас тоже недавно перевели на корпоративную почту на gmail. Работа офиса встала примерно на пол часа, когда была освоена функция совместного редактирования документа. Все сразу вспомнили лохматую юность, проведенную в чате.

Valentin
Гость
Valentin

Да, но ведь есть и базовый пакет который бесплатный. Кстати Thunderbird прекрасно с ним работает и выкачивает всю старую почту с gmail. Думаю Outlook ничем не хуже и тоже осилит эту простую операцию ))

vgabriel
Гость
vgabriel

Странная статья, в ней зачем то сравнивают клиентскую программу организации коммуникаций Outlook и Интернет сервис.
Не надо сравнивать несравнимое. Outlook может прекрасно работать с самыми разными сервисами электронной почты, в т.ч. с GMail, mail.ru, hotmail.com и еще тысячами других. При этом, если Вы для корпоративной почты используете Microsoft Exchange — который Вы зачем-то тоже назвали Outlook и Ваш админ не лентяй — то он должен бытьл рассказать Вам как пользоваться Outlook Web Access — в котором вы прекрасно можете из любого браузера работать со своей корпоративной почтой. В общем статья написана без знания мат части.

Юрий
Гость
Юрий

Добрый день!
1)Gmail Off-line или MS Outlook- вопрос мучает. А нельзя ли  пользоваться одновременно Gmail Off-line и MS Outlook, хотя бы на 1 компе, чтобы потихоньку их сравнивать?
2) Ранние эксперименты с Outlook 2003 и Gmail On-Line — никак не мог настроить Outlook чтобы письма отправленные из Outlook с компа  появились в папке sent Gmail Online. Как решить эту задачку — иметь полностью синхронизированный  локальный и онлайн почтовый сервис ? Только через Gmail-Offline?
3) как я понял Gmail загружает на мобильные девайсы все непрочитанные сообщения. по крайней мере из Inbox ? Как в таком случае он будет обходиться с письмом открытым на одном на локальных почтовых клиентов — оно будет помечено read, статус синхронизируется на сервере gmail  и письмо не загрузится на другие? Кто-то мог бы дать ценный совет — ссылку на то как грузить весь ящик на моб. девайс и как настроить «де-синхронизацию статусов» Read — Unread пока например я не отвечу на письмо. Не требующие ответа письма можно удалять или помещать в папки-теги.
Спасибо за дельную статью.

Magnetto72
Гость
Magnetto72

Хочу отметить, что в outlook еще есть (в порядке убывания важности:
1. мгновенный полнотекстовый поиск по сообщениям и вложениям (т.е. по текстам документов)
Как с этим у offline-версии GMail? Если нет связи, он будет искать по тексты вложений?

2. мгновенное открытие вложения большого размера (3-10 мб) из сообщения
Offline-версия GMail хранит локально все вложения и позволяет их открывать без наличия сети?

3. задачи и вся связанное с ними
Насколько знаю в GMail этого нет…

4. Интеграция с корпоративными системами (Microsoft Dynamic CRM, СЭД Directum, ELMA BPM и т.п.)

5. Поддержка RSS-каналов
Есть у конкурента?

6. Мощный инструментарий правил обработки писем
Кто-то видел? Сопоставимы по возможностям?

7. Заметки

starr ®
Гость
starr ®

Чтобы тут ни говорили, но есть четкая разница между этими очень хорошими сущностями:
1. Outlook — это программа-органайзер под управлением ОС Windows. Идеально работает только на одном персональном компьютере с выделенным Exchange-сервером в рамках корпоративной сети.
2. Gmail — это почтовый онлайн-сервис. Идеально работает только при наличии полноценного визуального интерактивного доступа в интернет через собственный браузер chrome.

Как только убрать одно из условий «идеальной работы» — у пользователей обеих сущностей сразу начинаются пляски с бубном. Часть функций начинает работать в режиме «ограниченных возможностей», что сводит «на ноль» вообще наличие этих самых возможностей.

starr ®
Гость
starr ®
Как пример: 1. В outlook можно создавать задачи, прикреплять к ним документы, назначать эти задачи другим пользователям. Пока вы на рабочем месте и в онлайн — все нормально. Решили сделать то же самое, будучи в командировке? Обломитесь! Outlook web access — включает только Почту, Календарь, Контакты. Никаких следов «Задач» и возможности кому-то что-то назначить. Да-да, нужно было брать с собой именно тот ПК, на котором работали. Очевидное (но не всем удобное) решение — работа только на ноутбуке, который берем с собой в командировку. Да еще все это только при наличии купленного и настроенного ПО от Microsoft: Office(Outlook), Exchange-server. А это, извините — деньги, деньги и еще раз деньги. А в командировке понадобится еще и онлайн-доступ в интернет, чтобы все это синхронизировать, иначе — какой смысл от назначенных кому-то в оффлайне задач… Хотя — можно просто понакидать на будущее план встреч, задачи и др. По приезду все это синхронизируется через Exchange 1.1. А вот если у вас нет Exchange-сервера или вы пользуетесь бесплатной веб-почтой, тогда все еще хуже: Outlook с бесплатными сервисами работает только в режиме Почта/Контакты. да еще и по протоколу IMAP. Все остальные возможности просто исчезают. Если нет IMAP — не мучайтесь с Outlook, поставьте себе на флешку Thunderbird… Read more »
starr ®
Гость
starr ®

До сих пор мы не имеем возможности выбрать (как трусы в магазине), что лучше использовать: google или outlook (семейки или боксеры). Мы вынуждены выбирать, подо что «придется прогнуться»: под покупку сервера/админа/IT-отдела и продуктов Microsoft с их принуждением нас к корпоративному стилю работы, либо под условно-«бесплатные» (интернет стоит денег) сервисы google, с их НЕвозможностями корпоративной работы (google не работает просто в локальной сети, ему нужен интернет).

В случае с трусами все куда лучше: какие ни надень (да хоть задом наперед и наизнанку) — зад прикрыт (результат достигнут).

Сергей
Гость
Сергей

Статья интересная, улыбнулся вспоминая свои опыты… Вся эта пена с мобильностью будет сходить на нет. И уж завязывать, работу или бизнес на интерент, это уж увольте. Если сравнивать-то гугл это для развлечений или домашнего использования. Оутлук для работы.

Shakhnoza
Гость
Shakhnoza

очень интересная переписка.. не нра гмейл для интернета.. тяжелый, тупой и неповоротливый, хотя и резиновый..
на Мас есть возможность интегрирования гмейла с сервисом mail. Ничего так.. работает. т.е. почту читаю через приложение типа outlook. Тоже туповато, но легче, быстрее и проще.

Не знаю про что говорил товарищ Сергей про пену с мобильностью.. снг -это еще не весь мир. народ давно живет в телефоне вместе с почтой, инстаграмм, фб и т.д. и не дай бог в туалете нет вай-фай какой-нить задрипанной гостиницы, можно требовать суперскидку..

мобильный интернет не умрет еще долго. Связь уже утихает, а интернет в самом топе.

VPN тоже не нра.. не стабилен, отваливается в самый не подходящий момент. и я вас умоляю, что супер-важного может быть в вашей почте, чтобы тащить с собой VPN?! Если вы топ-менеджер, смартфон для бизнеса вам просто не положен.
По-моему еще не родились моб-интернет хакеры, так что можно просто загрузить софт с гугль почтой. а в мобильнике г-почта очень даже неплохо работает.
Честно говоря, у меня есть подозрения, что Гуглу уже просто не интересно возиться с пользовательскими софтами и творить патчи. Он уже давно настроен на серьезный business -tailored service.

Shakhnoza
Гость
Shakhnoza

Владимир (автор) :
Совсем недавно google сделал новый предпросмотр вложений, стало намного быстрее и удобнее. Я на мобильных устройствах в последнее время перестал использовать клиента GMail, нашел отличную альтернативу, скоро опишу опыт.

ждем 🙂

Alshyn
Гость
Alshyn

Владимир! Ну а по деньгам то сравните вашу миграцию на Гугл. Когда речь идет о корпоративном приложении, вы ведь сотрудников вашей компании тоже будете мигрировать на Гугл. А там 50 баксов за ящик? Повезло тем кто бесплатно успел перейти на Google Apps. И что получается выгоднее? Получить бесплатно в оффисом почтовик или платить Гуглу за каждый ящик ренту?

азамат
Гость
азамат

очень много полезного, но я бы хотел задать вам один вопрос который я не могу решить уже несколько дней. У меня такая проблема, я устроился на работу не давно, и у шефа и у меня есть общая почта, но через microsoft outlook мне сообщение не приходить, получается у нас один логин на два компа, можете как то помочь?

азамат
Гость
азамат

у нас один почтовый ящик для двоих, ну получается почтовый ящик компаний, мы одновременно хотим работать одной почтой на разных компах, но на мой комп сообщение не приходить, а как настроить не знаем

magnetto72
Гость
magnetto72

Владимир (автор) :

Удаленно не поможешь, найдите любого программера по близости, он вам все настроит.

  Владимир (автор)

Не совсем так…тимвьювер и аммиадмин сближают 🙂

wpDiscuz